Foto: Arquivo Harper’s Bazaar

Por Camila Salek

Já pararam para analisar como tudo virou reunião online hoje em dia? O que começou como um movimento bem saudável de alinhamento entre equipes, clientes e fornecedores em momentos de baixa produtividade no auge da pandemia, cresceu desordenadamente, invadindo de forma agressiva e incontrolável nosso planejamento. Somente em abril, logo no início da pandemia aqui no Brasil, o uso do Google Meet já era 25 vezes maior que em janeiro, enquanto o Microsoft Teams já havia ido de 32 milhões para 44 milhões de usuários diários em 7 dias durante o mês de março, o mesmo em que o Skype viu um aumento de 70% no número de usuários cadastrados e ainda, entre dezembro do ano passado e abril deste ano, o Zoom foi de 10 milhões para 200 milhões de usuários. É tanto “invite” vindo via todas essas ferramentas, que me peguei sentindo SAUDADE de quando me mandavam uma mensagem pedindo a gentileza de um horário para uma reunião física.

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Sempre fui uma pessoa muito inquieta. A minha vida, profissional e pessoal, é pautada por um ritmo frenético e de grande dedicação física e emocional. Desafio é o meu sobrenome. Posso facilmente pendurar um quadro usando uma furadeira, pilotar um fogão para um jantar harmonizado, discutir um novo conceito arquitetônico e ao mesmo tempo criar uma campanha de varejo para uma joalheria de luxo. Tudo ao mesmo tempo e agora e isso nunca me incomodou, afinal sempre foi uma escolha minha. Já bem novinha, me descobri uma solucionadora de problemas e lidei com todos eles como parte da vida. Esta sou eu e este é o meu processo criativo.

A escassez de projetos e a baixa produtividade durante o fechamento de portas no varejo fez com que eu direcionasse toda a minha energia para encontrar soluções. Falei com muita gente, fiz dezenas de lives, centenas de aulas, mentorias e palestras. Lotei a agenda. Minha forma de me sentir útil para uma comunidade que precisava de mim naquele momento. O varejo voltou, os planos foram retomados, muitos segmentos estão vendendo mais que no ano passado e os projetos estão acontecendo de forma avassaladora. E eu? Eu somei os dois momentos e fui completamente tomada pela síndrome da agenda insana.

Passo agora pelo desafio de dizer não e de priorizar meu tempo. Esta semana li uma entrevista maravilhosa do Daniel Ek, Fundador e CEO do Spotify, onde ele basicamente fala de um dia típico da sua vida como gestor e eu me deparei com uma frase que foi de encontro com meu momento: “Uma reunião de sucesso tem três elementos principais: objetivos bem definidos com antecedência;  clareza na discussão de rotas e definição de papéis ativos de cada participante.”

Comecei a observar o quanto estes pontos acima estão em falta na avalanche de reuniões que ando tendo. O que mais vejo são reuniões táticas, que poderiam ser resolvidas até por email ou sistemas de gerenciamento de tarefas, se transformarem em “video calls” com dezenas de convidados.

Não existem regras para o melhor resultado das reuniões virtuais e para retomar a saudabilidade da minha agenda e da minha vida, mas refleti sobre os meus próprios sinais e sintomas e listei uma serie de atitudes que vou adotar daqui pra frente:

  1. Limitar minha agenda para 4 reuniões diárias;
  2. Revisar a lista de convidados da reunião e não participar de discussões estratégicas que envolvam mais de 7 pessoas;
  3. Definir quem será o mediador da reunião e determinar objetivos e papeis dos outros participantes;
  4. Listar leituras prévias para compartilhar o contexto com todos os participantes (e assim não perder tempo atualizando todos na hora da reunião);
  5. Sugerir câmeras ligadas e uso de uma plataforma que permita a interação dos participantes com o mediador da reunião;
  6. Finalizar a reunião alinhando apostas e responsabilidades, definindo próximos passos;
  7. Por último, mas não menos importante, gravar a reunião caso a mesma precise ser compartilhada com o restante do time.

Lidar com equipes virgens em formato home office fez com que cada pessoa criasse uma regra própria e adotasse a sua visão de sucesso neste formato. Para muitos a realização está em uma agenda lotada das 9h às 18h. Vale lembrar que estamos no inicio de uma curva de novos aprendizados e este talvez seja um dos maiores erros: confundir reunião com produtividade. A reunião virou uma ferramenta de follow up e deixou de ser um espaço para discussão efetiva de estratégias. Nas palavras do Daniel Ek, em um outro trecho da entrevista que citei acima, “frequentemente, menos reuniões e melhores decisões impulsionam os negócios”.

Sei que existem líderes que preferem que todas as decisões executivas passem por eles. Não sou esta líder, mas neste momento minha agenda segue tomada por demandas que minha equipe poderia claramente gerenciar no dia a dia.  Por quê? Tenho algumas apostas que vão da falta de segurança e conhecimento natural de tudo o que estamos vivendo de novo até a vontade de compartilhar, que também faz parte deste momento. Agora, a busca por conselhos e direcionamentos de valor, que sempre estiveram na minha agenda, estão perdendo espaço.

A agenda insana é uma síndrome que nos alerta para um mal maior: a necessidade latente da mudança de processos de gestão e de formato de trabalho em equipe. Hoje este é meu grande desafio. Nos próximos meses vou implantar um novo formato de trabalho na Vimer, muito menos hierarquizado, com foco no sistema de SQUADS, onde pequenas equipes multidisciplinares têm a responsabilidade de desenvolver projetos de forma autônoma. Quero favorecer uma comunicação eficaz, mais direta e sem ruídos. Mas isto contarei em detalhes numa próxima coluna, o primeiro passo é acabar com a “agenda insana” e abrir espaço para discussões mais estratégicas dentro de marcas e organizações. Faz sentido para você?